Scatole di cartone per archivi: come organizzare i tuoi spazi

Scatole di cartone per archivi

Quando gestisci un’azienda devi ottimizzare gli spazi dedicati alla merce e ai documenti. Ecco perché hai già deciso di lavorare sul magazzino: tutto deve essere a portata di mano, devi gestire al meglio il tempo. Ma hai già pensato alle scatole di cartone per archivi.

Già, non c'avevi pensato ancora. Nella maggior parte dei casi si ordinano le scatole per la merce, per quella che deve essere stoccata nel magazzino per lungo tempo - con tutte le difficoltà del caso - che deve essere spedita. Hai un e-commerce? perfetto, sai di cosa sto parlando: le spedizioni si susseguono e la qualità passa dalla scelta della scatola di cartone.

Perché quando mandi la merce devi essere sicuro che arrivi in perfetto stato. In questo equilibrio l'involucro è fondamentale, ma questo principio vale anche quando organizzi gli armadi con le carte, i documenti e le fatture. Sai cosa succede quando questo passaggio viene affrontato con superficialità? Ecco come scegliere e definire le scatole di cartone per archivi.

Da leggere: come si fa una scatola di cartone

Prima di iniziare crea una mappa da rispettare

Può sembrare un'esagerazione, ma per gli archivi piccoli può far comodo avere una mappa dell'archivio. In questo modo puoi sapere subito come organizzare il materiale. E di conseguenza quali scatole acquistare per mettere in sicurezza le carte.

Una buona mappa dell'archivio ti consente di definire cosa va sulle mensole, cosa invece devi sistemare negli armadi e negli scaffali. In questo modo puoi individuare le dimensioni necessarie degli scatoli e la quantità. Mi raccomando, acquista sempre una quantità utile per sopperire a tutte le esigenze. Senza dimenticare che gli scatoli possono essere usati per fare altro: il cartone è perfetto in mille occasioni differenti.

Condivisione delle informazioni e sicurezza dei dati

In ogni caso ricorda questo punto quando organizzi la tua mappa dell'archivio: devi gestire gli spazi in modo chiaro, non devi essere l'unico ad avere ben chiara la situazione. Ci sono dei collaboratori? Altre persone dovranno recuperare i documenti? Perfetto: condividi le informazioni e coinvolgi tutti nel processo di pianificazione delle aree utili per sistemare le carte.

Poi, punto ulteriore da analizzare: ci sono delle informazioni importanti? Hai documenti riservati? Pensa a una cassaforte per mettere in sicurezza le carte più delicate. Magari a muro, così puoi coprirla con quadri o mobili. E se hai paura di perdere qualcosa pianifica un'opera di scannerizzazione digitale e sistema tutto in un hard disk. O magari in un piano di cloud storage.

Dove si trovano i tuoi archivi: attenzione agli spazi

Spesso l'archivio è un posto umido, uno stanzino nel quale organizzare ciò che non viene usato con cadenza quotidiana. Ed è questo il primo errore: sistema quest'area e cura i dettagli strutturali in modo da avere un ambiente salubre. Per le persone e per le carte che tendono a rovinarsi con l'umidità.

Elimina macchie di umidità - e relative fonti strutturali - dai muri con prodotti adeguati, in qualche caso può far comodo avere un deumidificatore. Vernicia i muri, cura gli infissi e organizza gli spazi in modo da recuperare più spazio possibile. Ma a tal proposito è giusto dedicare un paragrafo specifico alla nobile arte dell'organizzazione.

Nel frattempo lascio un consiglio: acquista le tue scatole di cartone in modo da sfruttare le caratteristiche di un involucro resistente. Una volta messo in sicurezza il locale assicurati che il cartone sia abbastanza resistente da sopportare infiltrazioni e umidità, ben valutando però che di fronte a questi agenti anche il cartone più resistente può vacillare.

Gestisci la stanza con mensole e armadi adeguati

Vuoi acquistare scatole di cartone per archivi? Perfetto, è una buona idea. Prima però devi puntare verso un passaggio chiave: dove devono andare questi box? Ecco una soluzione divisa attraverso tre spazi che di solito vengono sfruttati negli archivi:

  1. Mensole.
  2. Armadi.
  3. Terreno.

Sulle mensole ad altezza uomo devi mettere il materiale leggero, quello che però viene preso con maggior frequenza. Per quelle più alte, invece, puoi mettere le scatole che recuperi più raramente. In questi casi si parla sempre di contenitori leggeri e in questi casi puoi acquistare scatole di cartone a 1 onda.

Soluzione simile può essere scelta per le scatole che vengono sistemate negli armadi chiusi o in quelli che presentano solo lo scheletro. parlo dei classici mobili da magazzino.

In questo caso, però, ti consiglio di dare uno sguardo alla guida che abbiamo già dedicato alla scelta delle scatole di cartone per armadi. Qui, infatti, trovi tutte le informazioni necessarie. E per le scatole che si trovano a terra? Aspetta, voglio affrontare il tema con un'attenzione in più.

Attenzione alle scatole poggiate a terra

Argomento delicato, dedico un paragrafo a parte. Qui valgono le stesse regole quando vuoi sistemare le scatole nel magazzino aziendale: ciò che posi a terra rischia di inumidirsi e di rovinarsi. Ecco perché le scatole di cartone per archivio che si posano sul pavimento devono essere più resistenti per due ordini di motivi:

  • Rischiano di inumidirsi e di rovinarsi.
  • Spesso diventano la base per pile.

Pile di cartone. Le metti una scatola sopra l'altra nel tentativo di risparmiare metri e di guadagnare centimetri preziosi. Nel frattempo la merce e le carte rischiano di rovinarsi.

Per questo qui consiglio le scatole di cartone a 2 onde che sono sempre più resistenti e coriacee, perfette per un uso più intensivo soprattutto se hanno un rivestimento kraft.

Scatole di cartone per archivi: dove comprarle

Un punto essenziale per la tua attività: dove acquistare le scatole di cartone per archivi? In questi casi può essere utile avere un contatto online per comprare i box necessari al tuo lavoro di ottimizzazione degli spazi con semplicità e velocità. Direttamente dal tuo ufficio, con pochi click. Quali sono i passaggi che deve presentare una buona esperienza di acquisto? Devi poter scegliere:

  • Dimensioni (3 lati).
  • Qualità del cartone.
  • Quantità dell'ordine.
  • Presenza di simboli.

In questo modo puoi avere la tua scatola di cartone, proprio quella che ti serve per mettere una regola nel tuo archivio. E sai bene quanto questo sia importante: basta un attimo di distrazione per ritrovarsi con un problema da risolvere. Quella carta che ti serve manca proprio perché non hai organizzato le ricevute al meglio.

Per approfondire: come scegliere le scatole di cartone per gli imballaggi

La tua scatola di cartone per archiviare tutto

Qui trovi una serie di indicazioni per scegliere, acquistare e portare in azienda scatole di cartone per archivi. Ovvero quei luoghi nei quali si trovano i documenti più importanti per la tua attività.

Non sottovalutare questo acquisto: basta un un involucro ben studiato per proteggere tutto ciò che conta per te e per i tuoi dipendenti. Sei d'accordo? Lascia la tua opinione nei commenti.

Target: 
2 onde
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Giorgio G. Gallo

Semprepronte.it
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